Встретить или Не Встретить - Каковы Вопросы?
Встречи могут быть полной пустой тратой времени или сильным и производительным инструментом коммуникации, которые решают проблемы, стимулируют идеи, продвигают дух товарищества и производят действие. Результаты лежат полностью в том, как ими управляют. Организованные и хорошо управляемые встречи неизбежно приведут к эффективным результатам. Принимая во внимание, что, встречи, которыми плохо управляют цель нехватки и центр, являются полной тратой времени организации и денег.
От моих наблюдений, работающих с сотнями различных компаний, я заметил, что люди, кажется, встречаются больше, наслаждаясь этим меньше и расстроенные, что у них есть так мало времени, чтобы получить их real сделанная работа. Они говорят о встречах, как являющихся необходимое зло Исследование, проводимое Школой Annenberg Коммуникаций в UCLA и Университете Training Development Research Center Миннесоты, показывает, что руководители в среднем тратят 40-50 % их рабочих часов на встречах. Исследования также указывают, что целых 50 % встречающегося времени непроизводительны и что до 25 % потрачены, обсуждая несоответствующие проблемы.
У меня конечно были больше чем моя справедливая акция пользы, плохого и уродливых встреч, и как заплаченный служащий и как доброволец. Я также испытал замечательный смысл удовлетворения от производительных сессий, так же как расстройство и гнев от неэффективных сессий. Я полагаю, что ключ к успеху лежит не только в подготовке и организации, но также и в пути, которым управляют встречей. Когда эго и власть могут быть отложены, настолько легче продолжить задачу под рукой.
Все это просит задавать вопрос, встречи действительно необходимы? Хорошо, иногда они, и иногда они не. Мудрость знает различие и полностью понимает этот первичный вопрос.
Встречи Действительно Необходимы?
Врожденный, поскольку часть нашего общества - потребность объединиться с другими, чтобы поделиться информацией, принять решения, запланировать, обсудить, обсудить вещи, обсудить, подвергнуть сомнению, сгладить различия, обменяться мнениями, сплетней, и намного больше. Семьи, школы, клубы, фирмы и правительства включают группы мужчин, женщин и детей все объединение в определенной цели. Все это означает, что встреча - естественная функция нашего существования.
Как люди мы нуждаемся в связи с другими, чтобы выжить. Очень немного людей хотели быть отшельником и изолировать себя от других. Хотя, я уверен, как я, многие из Вас читающий, это, возможно, фантазировало о том, чтобы быть одним на необитаемом острове, далеко от испытаний и несчастий повседневной жизни. Мы также должны принадлежать, сообщить и поделиться общей целью с аналогично мыслящими людьми.
Действительность состоит в том, что выполнение одних только вещей в течение любого отрезка времени контрпроизводительно. Это только, когда мы работаем в товариществе с другими и объединяем свои ресурсы, что вещи сделаны более эффективным и эффективным способом.
Встречи становятся еще более необходимыми для выживания людей с изобилием предпринимателей, действующих от домашних фирм, служащие, осуществляющие дистанционный доступ или рабочие бесконечные часы перед экранами компьютера. Потребность в человеческом взаимодействии важна.
Не упоминать факт, что встречи также минимизируют или устраняют многие из тех популярных действий бесполезной траты времени, такие как телефонный признак, ненужные электронные письма, или объемы бумаги.
Но, когда мы рассматриваем несметные числа деловых встреч, которые имеют место каждый год, есть многие, Вы знаете так же как я, который никогда не должен был иметь место. Теперь вопрос за 64 000 $ - Когда проводить встречу (и если не к)?
Тринадцать Причин Провести Встречу?
Решение провести встречу должно быть серьезным рассмотрением, так как есть очень много затрат, вовлеченных, прямых и косвенных - время людей и производительность, например. Так, первая вещь для человека, желающего проводить, что встреча определяет, как необходимый это должно встретиться. Вот список тринадцати главных людей причин, должен встретиться:
, Чтобы общаться или просить жизненную информацию.
, Когда Вы нуждаетесь в согласии группы.
, Чтобы ответить на вопросы или проблемы.
, Когда Вы нуждаетесь в решении или оценке по проблеме.
, Когда Вы нуждаетесь в принятии или поддержке идеи.
, Чтобы продать идею, продукт или обслуживание.
, Чтобы провести коллективное обсуждение идей.
, Чтобы решить проблему, конфликт или различие мнения.
, Чтобы произвести смысл духа товарищества.
, Чтобы обеспечить обучение или разъяснение проекта.
, Чтобы изменить восприятие или отношения.
, Чтобы обеспечить заверение по проблеме или ситуации.
, Чтобы создать понимание или интерес в идее, ситуации или проекте.
Тринадцать Причин Не Провести Встречу?
Встречи могут легко стать захватывающими, таким образом прежде, чем Вы наметите другую встречу ради этого, проверьте, чтобы удостовериться, что Вы не встречаетесь по неправильным причинам. Вот тринадцать причин не провести встречу:
, Когда Вы встречаетесь ради встречи - то же самое время, то же самое место, каждую неделю.
, Когда чье - то эго мешает и они хотят выглядеть важными и в контроле.
, Когда информация могла быть сообщена иначе.
, Когда ключевые люди недоступны.
, Когда у участников нет времени, чтобы подготовиться.
, Когда Ваше решение принято и Вы не хотите входа.
, Когда Ваше решение спорно и, вероятно, создаст сопротивление.
, Когда затраты больше чем льготы.
, Когда другие проблемы пятнают решение под рукой.
, Когда предмет является конфиденциальным.
, Когда ничто не было бы получено или потеряно, не имея встречу.
, Когда у Вас нет ничего иного, чтобы сделать и хотеть выглядеть занятыми.
, Когда Вы хотите оправдание выйти из офиса.
Восемь Общих Замен Встречи
Если после осторожного рассмотрения Вы решаете, что Ваша встреча не необходима, как еще Вы можете сообщить свои мысли, идеи, или предложения? Кроме телепатии и почтового голубя, вот восемь общих замен встречи:
Устраивает телефонное селекторное совещание.
не Пишет записку (больше чем страница).
Пишет краткий отчёт.
Отправляет факсом Вашу информацию.
посылает по электронной почте Вашу информацию.
Почта информация относительно интранета Вашей компании.
Устраивает ряд один на один обсуждений.
Действительно завтракает, обед или обед, особенно когда Вы хотите узнать другого человека лучше.
Что Делает Эффективную Встречу?
Поскольку я упоминал прежде, встречаясь ради встречи пустая трата времени и вероятно быть полностью неэффективным. В дополнение к планированию и подготовке любой встречи, важный аспект того, что делает встречу эффективной, будет зависеть от восприятия участников.
Восприятие человека - их действительность, что означает, что однако хорошо чувства председателя о встрече, не обязательно, как участники чувствуют. Фактически, некоторые мнения могут хорошо быть сформированы несколько дней или недель впоследствии, особенно, в случае действий, предпринятых, или не взятые, в результате решений, принятых на встрече.
С этим в памяти давайте обращаться к части положительного чувствительного опыта людей, которая помогает маркировать встречу как эффективную. Вот десять общих зон:
, Когда участники могут разделить и участвовать открыто.
, Когда дурацким/творческим идеям дают эфирное время.
, Когда участники - неотъемлемая часть процесса принятия решений.
, Когда участники чувствуют себя хорошо о согласованных решениях.
, Когда решения являются высококачественными и продвинут проект.
, Когда участники видят действия, предпринятые в результате согласованных решений.
, Когда встреча начинается и заканчивается вовремя.
, Когда все пункты повестки дня покрыты.
, Когда никому участник не разрешают доминировать.
, Когда чувство участников, объединенное как группа.
Что Делает Неэффективную Встречу?
Так как мы заняли время, чтобы перечислить положительные аспекты, только правильно закончить картину и смотреть на часть отрицательного восприятия и мнений. Вот десять общих зон:
, Когда встречу называют, потому что это было некоторое время начиная с предыдущей встречи.
, Когда встречу называют только, чтобы узнать, какие люди проектов продолжают работать.
, Когда встреча занимает больше времени чем необходимый.
, Когда одному участнику разрешают доминировать над всей встречей.
, Когда встреча - односторонний диалог.
, Когда нет никакого завершения и обсужденных пунктов, оставляют, вися без плана действия.
, Когда встречающийся помощник позволяет обсуждению молоть вздор в несвязанные темы.
, Когда дурацкие/творческие идеи отвергнуты без долгого размышления.
, Когда многим людям следят и эффективность группы, уменьшается.
Об Авторе